TỈNH THANH HÓA Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC
Số: 267/QyĐ-ĐHHĐ Thanh Hóa, ngày 10 tháng 12 năm 2012
QUY ĐỊNH
Về công tác quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ
Thực hiện các quy chế, quy định hiện hành về công tác quản lý đào tạo, Hiệu trưởng Nhà trường quy định công tác quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ tiếng anh tin học và chứng nhận kết quả học tập cho học sinh sinh viên như sau:
I. CÁC CĂN CỨ HIỆN HÀNH
- Luật Giáo dục ban hành tại Quyết định số 38/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005, được sử đổi bổ sung theo Quyết định số 44/2009/QH12 ngày 25 tháng 11 năm 2009 của Quốc hội nước CHXH Việt Nam.- Điều lệ trường đại học ban hành theo Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ.
- Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành tại Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Thông tư số 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.
- Công văn số 4366/BGDĐT-PC ngày 23 tháng 7 năm 2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về Hướng dẫn một số nội dung về văn bằng, chứng chỉ của giáo dục đại học và trung cấp chuyên nghiệp.
- Quyết định số 1536/1998/QĐ-BLĐTBXH ngày 01 tháng 12 năm 1998 của Bộ Lao động- Thương binh xã hội về ban hành quy chế tạm thời về cấp phát, quản lý bằng nghề, chứng chỉ nghề.
- Quyết định 926/QĐ-CT ngày 11/4/2005 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa về việc phê duyệt Quy chế tổ chức và hoạt động của trường Đại học Hồng Đức.
- Quyết định số 524/QĐ-ĐHHĐ ngày 04/8/2005 của Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức về quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc trường.
II. QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ
1. Quản lý văn bằng người học
- Đối với học sinh, sinh viên và học viên (gọi tắt là người học) khi nhập học vào Trường phải xuất trình văn bằng cho Ban kiểm tra văn bằng Nhà trường kiểm tra. Ban kiểm tra văn bằng chứng chỉ đầu vào, chịu trách nhiệm thu, kiểm tra bằng chính, lập biên bản kiểm tra văn bằng, lưu giữ văn bằng (bản photocopy công chứng), đồng thời chịu trách nhiệm tính hợp pháp của văn bằng, tính phù hợp của văn bằng tốt nghiệp với đối tượng tuyển sinh.- Trước kỳ thi tốt nghiệp (hoặc thi cuối khóa) 01 tháng, người học nộp bằng tốt nghiệp đối tượng đầu vào để Nhà trường tiến hành rà soát lại lần cuối tính hợp pháp của người học về văn bằng. Các đơn vị quản lý sinh viên có trách nhiệm thu bằng tốt nghiệp (bản chính) của những người dự thi tốt nghiệp (hoặc thi cuối khóa) cho Ban kiểm tra của Nhà trường.
- Nhà trường thành lập Ban kiểm tra văn bằng gồm đại diện các phòng chức năng: Đào tạo, Thanh Tra, Quản lý HSSV, Khoa Tại chức, TTƯDKHKT. Ban kiểm tra văn bằng có nhiệm vụ: Kiểm tra biên bản kiểm tra văn bằng đầu vào, kiểm tra đối chiếu danh sách trúng tuyển, kiểm tra bằng tốt nghiệp (bản bằng chính), lập biên bản kiểm tra và chịu trách nhiệm tính hợp pháp của văn bằng (chú ý đối tượng tuyển theo thông báo tuyển sinh).
2. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc thực hiện in ấn, cấp phát văn bằng, lưu giữ tài liệu, văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận.
Phòng Đào tạo chịu trách nhiệm in ấn, kiểm tra, cấp phát, báo cáo, lưu giữ tài liệu liên quan đến văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận.- Trước khi ra quyết định công nhận tốt nghiệp, các đơn vị quản lý hệ đào tạo rà soát các mục ghi trong văn bằng: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, ngành, chuyên ngành đào tạo, danh hiệu,... (lấy bằng tốt nghiệp trước đó và các giấy tờ hợp pháp để rà soát) và chịu trách nhiệm các thông tin đó.
- Quyết định công nhận tốt nghiệp được chuyển cho phòng Đào tạo 04 bản (kèm danh sách); quyết định công nhận trúng tuyển (hoặc xét tuyển) kèm biên bản xét tuyển; khoa quản lý đào tạo thu và nộp ảnh (2 ảnh cỡ 3x4, chụp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp) của người được công nhận tốt nghiệp đối với những văn bằng, chứng chỉ cần dán ảnh (ghi đủ các thông tin sau ảnh),... để phòng Đào tạo tiến hành mua phôi bằng, chứng chỉ, làm bằng, chứng chỉ.
- Phòng Đào tạo chịu trách nhiệm in ấn, cấp phát văn bằng, chứng chỉ lưu giữ các hồ sơ liên quan đến in ấn, cấp phát văn bằng và chịu trách nhiệm về việc in ấn, cấp phát đúng người, đúng chuyên ngành đào tạo, trình độ được đào tạo. Lưu giữ bằng giấy tờ và trên máy vi tính các văn bản in ấn, cấp phát bằng. Công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ trên Website của Nhà trường theo quy định.
- Sau khi có quyết định công nhận tốt nghiệp, nếu người học có nhu cầu làm hồ sơ xin việc, Phòng Đào tạo làm thủ tục cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời đối với hệ chính quy, Khoa Tại chức làm thủ tục cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời đối với hệ không chính quy (chuyên viên phụ trách văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm trình Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn ký giấy chứng nhận, lập sổ lưu và cấp phát); người học đăng ký cấp giấy chứng nhận với Phòng Đào tạo, Khoa Tại chức theo đơn vị khoa, lớp.
- Việc in ấn, cấp phát, báo cáo theo quy trình:
+ Cuối hàng năm báo cáo việc cấp phát bằng, chứng chỉ của năm đó. Theo chỉ tiêu được giao, dự trù mua phôi bằng cho số chuẩn bị tốt nghiệp theo quy định và mẫu của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT và Sở LĐ-TBXH.
+ Rà soát chính xác các thông tin giữa quyết định công nhận tốt nghiệp và đánh máy in ấn văn bằng, chứng chỉ trước khi in văn bằng, chứng chỉ chính thức.
+ Hiệu trưởng ký văn bằng, Phó hiệu trưởng được uỷ quyền ký chứng chỉ tốt nghiệp; không dùng mực đen, mực đỏ và bút Bic ký bằng.
+ Phòng hành chính- Tổng hợp chịu trách nhiệm đóng dấu trường (dấu nổi đối với văn bằng có yêu cầu và dấu đỏ) theo quy định đóng dấu, dấu phải đóng rõ ràng, đúng chỗ, mực dấu đảm bảo lâu dài không bị phai mờ.
+ Phòng Đào tạo ghi các thông tin trên bằng vào Sổ cấp phát bằng theo mẫu quy định của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT (bằng trung cấp), Sở LĐ-TBXH (bằng, chứng chỉ nghề).
+ Chuyên viên được giao nhiệm vụ cấp phát bằng, giấy chứng nhận tốt nghiệp chịu trách nhiệm phát bằng, giấy chứng nhận tốt nghiệp đùng người được cấp bằng, giấy chứng nhận hoặc người được ủy quyền theo quy định, và phải chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ được phân công.
+ Khi có sai sót, cần phải phát hiện kịp thời, thu hồi bằng sai sót báo cáo Hiệu trưởng giải quyết theo quy định hiện hành, đảm bảo quyền lợi cho người được cấp bằng.
+ Bằng tốt nghiệp do Hiệu trưởng ký; bản sao văn bằng theo quy định của Bộ GD&ĐT (nếu có) do Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng được ủy quyền ký.
+ Bảng điểm (hoặc học bạ) do Trưởng phòng Đào tạo hoặc Trưởng Khoa Tại chức ký được cấp phát. Trường hợp người học bị mất bảng điểm gốc, cần xin lại bảng điểm thì phải làm đơn nạp về Phòng Đào tạo (đối với hệ chính quy), nạp về Khoa Tại chức (đối với hệ không chính quy). Bảng điểm cấp các lần sau phải ghi là “Bảng điểm cấp lại”. Trưởng các đơn vị cấp phát bảng điểm có trách nhiệm tổ chức lưu giữ hồ sơ cấp phát và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường.
3. Cấp lại văn bằng
Người đã tốt nghiệp khi có yêu cầu xin cấp lại văng bằng, chứng chỉ, chứng nhận tốt nghiệp do thất lạc, hỏa hoan, thiên tai... Phòng Đào tạo căn cứ đơn xin cấp lại, kiểm tra quyết định công nhận tốt nghiệp, in ấn (viết) Bản sao văn bằng, chứng chỉ cấp thay bằng trình Hiệu trưởng ký (Phó Hiệu trưởng uỷ quyền), thực hiện theo Điều 23 và Điều 27 của Quyết định 33 và Thông tư 22 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.4. Chỉnh sửa nội dung văn bằng chứng chỉ
Người đã tốt nghiệp khi có yêu cầu chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ có hồ sơ đề nghị theo quy định tại Điều 21 (Điều 21a, b, c) của Quyết định 33 và Thông tư 22 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, phải nạp hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ theo Quy định về Phòng Đào tạo. Phòng Đào tạo có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Hiệu trưởng ban hành quyết định chỉnh sửa theo quy định.5. Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ
- Khi phát hiện sai sót hoặc có đơn khiếu nại, tố cáo người được cấp bằng gian lận, phòng Đào tạo kết hợp với các đơn vị kiểm tra, báo cáo Hiệu trưởng về tính hợp pháp của văn bằng để Hiệu trưởng có quyết định về văn bằng đã cấp.- Huỷ bỏ những văn bằng do in ấn sai sót, không rõ chữ ký hoặc đóng dấu nhầm, chất lượng bằng xấu. Việc hủy văn bằng được thực hiện ở tổ do Trưởng phòng Đào tạo chủ trì, các thành viên gồm: Người cấp bằng, 01 chuyên viên phòng Đào tạo; khi hủy phải cắt góc, lập biên bản theo quy định của Bộ GD&ĐT.
- Việc thu hồi văn bằng, chứng chỉ được thực hiện theo quy định tại Điều 22 trong Quyết định 33 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
6. Chế độ báo cáo
- Cuối mỗi năm phòng Đào tạo chủ trì phối hợp với các đơn vị chịu trách nhiệm kiểm kê văn bằng, chứng chỉ đã cấp trình Hiệu trưởng ký xác nhận, gửi báo cáo cho Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT và Sở LĐ-TBXH theo quy định.- Làm báo cáo cấp bằng trong năm và đăng ký mua phôi bằng năm sau cho Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT và Sở LĐ-TBXH.
7. Kinh phí
Kinh phí dùng trong các khâu làm bằng (mua phôi bằng, in ấn, đóng dấu...) được thu từ nguồn đóng góp của người học. Ban Giám hiệu quy định mức thu, chi cho các khâu trên. Bộ phận cấp phát văn bằng, chứng chỉ chịu trách nhiệm báo cáo kinh phí thu chi các khâu làm bằng với phòng KH-TC và Ban Giám hiệu.
8. Xử lý vi phạm trong lĩnh vực cấp phát , lưu trữ tài liệu liên quan đến văn bằng
Những cá nhân được giao nhiệm vụ kiểm tra, cấp phát văn bằng và lưu trữ tài liệu liên quan nếu vi phạm các quy định bị xử lý kỷ luật thep pháp lệnh cán bộ, công chức. Các đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng của đơn vị, căn cứ vào quy định này để thực hiện nghiêm túc và chịu trách nhiệm cá nhân về những việc làm trái quy định./.Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Các đơn vị trong trường;
- Lưu TCCB, VT, ĐT.
Đã ký
Nguyễn Mạnh An